PROTOCOLO DE INVESTIGACIONES INTERNAS

Tabla de contenidos

INTRODUCCIÓN

Es parte esencial de un Sistema de Cumplimiento Penal saber canalizar correctamente los flujos de información   de una empresa cuando el objeto de dicha información son posibles infracciones del Código de Conducta o incluso comportamientos con   relevancia penal. Pero de nada serviría canalizar dicha información sin prever un adecuado procedimiento de actuación y respuesta ante la recepción de denuncias que podrían comprometer a todo el entramado societario.

En este sentido, FTR se dota del presente Protocolo de Investigaciones Internas que pretende regular   internamente el procedimiento de investigación de aquella incidencia que aparentemente pueda revestir relevancia penal o sancionadora. Además, el fuerte compromiso de FTR con sus valores éticos lleva a reconocer expresamente ya en este Protocolo una serie de derechos que asisten al investigado durante todo el procedimiento, y su más estricto compromiso con el respeto a las garantías exigidas legalmente para la eficacia de todo el material probatorio que pueda incautarse internamente en un eventual proceso penal posterior.

CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO 1. FINALIDAD DEL PRESENTE PROTOCOLO

  1. El objetivo de este Protocolo es la creación de un marco general para las investigaciones
  2. En concreto en este Protocolo se regulan:
    1. los órganos que dentro de la persona jurídica pueden instar la realización de una investigación interna;
    2. los derechos y obligaciones en las investigaciones internas de los miembros del Órgano de Administración, alta dirección, directores, empleados y demás Sujetos Obligados de FTR incluso en el caso de que en el momento de la investigación no formen parte ya de la Sociedad;
    3. el procedimiento general para
  3. Las investigaciones internas podrán atender a distintas finalidades y, entre ellas, significativamente, a descubrir  deficiencias en los sistemas de prevención y a determinar si se ha producido algún comportamiento irregular y quién o quiénes son sus

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y SUJETOS OBLIGADOS

  1. Este Protocolo de Investigaciones Internas es de aplicación en FTR.
  2. Sus normas deberán ser observadas por todos los profesionales de la Sociedad, con independencia de su nivel jerárquico o
  3. A efectos de este Protocolo, se consideran Sujetos Obligados de FTR, los socios, los miembros del Órgano de Administración, los directivos y empleados, así como aquellas otras personas cuya actividad se someta expresamente al presente Protocolo.

ARTÍCULO 3. EXCEPCIONES

Salvo las expresamente previstas en su redactado, el presente Protocolo no contempla excepciones a su debida aplicación por parte de todos los Sujetos Obligados.

ARTÍCULO 4. DERECHOS, GARANTÍAS Y OBLIGACIONES DE LOS INVESTIGADOS

  1. Los derechos, las garantías y las obligaciones de los administradores, directores, y trabajadores en el ámbito de la investigación interna dependerán del tipo y objetivo de ésta.
  2. En todo caso, cuando la finalidad sea o pueda ser sancionadora, las personas investigadas serán informadas de la apertura del expediente y de la razón del mismo, y podrán realizar las alegaciones que consideren oportunas para su defensa y proponer al respecto medios de
  3. Al inicio de cada investigación se indicará, en la medida de lo posible, el tipo y el objetivo de la misma. El tipo y objetivo, y eventualmente su modificación, será comunicado a cuantos participen en la
  4. Se recomienda evitar técnicas de investigación agresivas; estas deben de realizarse de forma diligente y de manera efectiva.

ARTÍCULO 5. CONFIDENCIALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

Debe de mantenerse la confidencialidad de los intervinientes durante el curso de toda la investigación.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIO DE CELERIDAD

El procedimiento de recopilación de evidencias, inicial o en fase de investigación, deberá realizarse con la máxima rapidez posible.

ARTÍCULO 7. TIPOS DE INVESTIGACIONES

Las investigaciones internas amparadas por el presente Protocolo pueden ser investigaciones    de         evaluación, investigaciones derivadas de una   imputación existente o previsible contra la Sociedad, investigaciones en el ámbito de un procedimiento disciplinario como consecuencia de la infracción del Código Ético, del Código de Conducta o de algunos de los protocolos aprobados por el Órgano de Administración.

ARTÍCULO 8. INVESTIGACIONES DE   EVALUACIÓN

Las investigaciones realizadas con el fin de evaluar el funcionamiento del sistema de prevención no están motivadas por ninguna sospecha de irregularidad ni por ningún indicio de la misma. Su objetivo es comprobar que el funcionamiento y la eficacia de los distintos protocolos de prevención son los adecuados.

ARTÍCULO 9. INVESTIGACIONES DERIVADAS DE UNA IMPUTACIÓN EXISTENTE O PREVISIBLE CONTRA LA SOCIEDAD

  1. Las investigaciones por imputación existente o previsible son las realizadas:
    1. Tras el conocimiento de una denuncia o imputación penal, o de cualquier otro hecho que haga previsible la apertura de un procedimiento penal contra FTR;
    2. O tras la apertura de un procedimiento sancionador administrativo que pueda dar lugar a sanciones de gravedad relevante para FTR o que pueda ocasionar importantes daños reputacionales.
  2. El objetivo de este tipo de investigaciones es obtener información completa sobre los hechos acaecidos, las pruebas de los mismos y las posibles responsabilidades que se deriven, con el fin de establecer la estrategia defensiva de FTR y, en su caso, de sus administradores, directivos y trabajadores.

ARTÍCULO 10. INVESTIGACIONES EN UN PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO COMO CONSECUENCIA DE LA INFRACCIÓN DEL CÓDIGO DE CONDUCTA.

Son las investigaciones que se realizan con el fin de imponer sanciones disciplinarias a trabajadores,   administradores o directivos de FTR como consecuencia de la infracción del Código de Conducta u otras normas adoptadas por el Órgano de Administración de obligado cumplimiento por parte del personal de FTR.

ARTÍCULO 11. INVESTIGACIONES POR POSIBLES IRREGULARIDADES, SIN INTERÉS DISCIPLINARIO

  1. Excepcionalmente, pueden llevarse a cabo la investigación de una irregularidad (contravención de la normativa interna, ilegalidad) que carezca de interés Así ocurrirá, por ejemplo:
    1. cuando se tratase de infracciones prescritas;
    2. cuando los hechos ya hubiesen sido sancionados penalmente;
    3. cuando el responsable ya hubiese abandonado FTR;
    4. otros supuestos
  2. El objetivo de estas investigaciones no es el de sancionar, sino el de evaluar al respecto si existe algún defecto en las  previsiones o en la aplicación del protocolo de prevención aplicable, e introducir las mejoras oportunas para evitar que la irregularidad  pueda  volver a
  3. Una investigación disciplinaria puede transformarse en una investigación sin interés disciplinario si este interés decae de modo sobrevenido.

CAPÍTULO II. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA INVESTIGACIÓN INTERNA

SECCIÓN 1ª PRIMERA FASE DE LA INVESTIGACIÓN

ARTÍCULO 12. DECISIÓN DE LA APERTURA DE LA INVESTIGACIÓN

  1. Puede decidir la apertura de investigaciones internas en los supuestos anteriormente señalados el oficial de cumplimiento (Compliance Officer), de oficio o a instancia de las personas con capacidad al
  2. Pueden instar la apertura de investigaciones internas el Órgano de Administración, así como los miembros de la Unidad de

Lo aquí regulado no afecta a las facultades que otros órganos colectivos o unipersonales puedan ostentar para la realización de investigaciones en sus concretos ámbitos de competencias.

ARTÍCULO 13. DIRECCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

  1. La investigación será dirigida por el Oficial de Cumplimiento o, si se estima conveniente por la Unidad de Cumplimiento, por un investigador
  2. El Oficial de Cumplimiento, de estimarlo necesario, se apoyará en la asistencia de personal externo a la Unidad de Cumplimiento cuando las características de la investigación lo

ARTÍCULO 14. PARTICIPACIÓN DE INVESTIGADORES EXTERNOS

  1. En cualquier tipo de investigación podrán participar investigadores externos como directores, codirectores o como miembros del equipo de investigación.
  2. El nombramiento de un investigador externo tiene como finalidad reforzar la calidad técnica de la investigación, la objetividad de sus conclusiones y mejorar los derechos de defensa de la

ARTÍCULO 15. EXPEDIENTE   DE LA INVESTIGACIÓN

  1. El Oficial de Cumplimiento creará y custodiará un expediente por cada investigación abierta, en el que se deberán incluir todas las diligencias de investigación que se lleven a cabo.
  2. La importancia de una adecuada conservación del expediente de investigación radica en la posible presentación durante un eventual proceso judicial, como “defense file” para lograr eximir de responsabilidad penal a la

SECCIÓN 2ª SEGUNDA FASE DE LA INVESTIGACIÓN

ARTÍCULO 16. MEDIDAS CAUTELARES

En la propia decisión de apertura de investigaciones, o más adelante por  parte del Oficial de Cumplimiento, se podrán adoptar las medidas cautelares que estime oportunas con el fin de conservar aquellos documentos o pruebas de otra índole que puedan ser necesarias en el desarrollo de la investigación y que corran el riesgo de desaparecer o ser alteradas.

ARTÍCULO 17. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR EN CASO DE DECIDIRSE LA APERTURA DE UNA INVESTIGACIÓN COMO CONSECUENCIA DE UNA DENUNCIA

  1. En caso que la apertura de la investigación tenga por causa una denuncia interna o externa, el Oficial de Cumplimiento valorará si los hechos o comportamientos denunciados justifican ya, por sí solos, la apertura de una investigación, o si resulta necesario hacer algún tipo de indagación más, como recabar ulteriores aclaraciones al denunciante u otro tipo de información.
  2. A la vista de esta investigación preliminar determinará la conveniencia de realizar la investigación o archivará la denuncia, dando cuenta a la Unidad de

ARTÍCULO 18. DENUNCIA DE MALA FE

En caso de que estime que la denuncia haya sido de mala fe, el Oficial de Cumplimiento dará cuenta a la Unidad de Cumplimiento, que, si secunda la mala fe, lo participará al área de Recursos Humanos para decidir acerca de la procedencia de un posible expediente disciplinario, y a la persona agraviada con el fin de que, si lo considera conveniente, ejerza las acciones legales oportunas.

ARTÍCULO 19. COLABORACIÓN DEL DENUNCIANTE

Con el fin de que el denunciante colabore con la investigación, el Oficial de Cumplimiento, con la autorización de la Unidad de Cumplimiento, podrá ofrecer al denunciante la atenuación o incluso exención de responsabilidad disciplinaria en la que pudiese haber incurrido, con independencia de las responsabilidades penales o administrativas en que pueda incurrir.

SECCIÓN 3ª TERCERA FASE DE LA INVESTIGACIÓN

ARTÍCULO 20. PLAN DE LA INVESTIGACIÓN

  1. El plan de investigación será confeccionado por el Oficial de Cumplimiento y constará de los siguientes apartados:
    1. Equipo investigador, cuando se considere necesario por la complejidad de la investigación.
    2. Quién o quiénes serán
    3. Qué se investigará.
    4. Qué evidencia se debe de
    5. Quién será
    6. Plan de trabajo que establezca las primeras diligencias de investigación, justificando su

ARTÍCULO 21. CAMBIO DE CLASE DE INVESTIGACIÓN EN EL TRANSCURSO DE UNA INVESTIGACIÓN YA INICIADA

  1. Es posible la existencia de investigaciones mixtas, que persigan más de dos de los objetivos antes señalados (por ejemplo, establecer la estrategia defensiva de la persona jurídica ante una posible imputación, corregir posibles carencias de los protocolos de prevención e imponer sanciones disciplinarias), o que una investigación se inicie con motivo de infracción disciplinaria y se convierta en una investigación no
  2. Cuando en el transcurso de una investigación se considere necesario modificar el tipo de investigación, por cambiar o ampliarse sus objetivos, se podrá hacer justificando la necesidad del

ARTÍCULO 22. COMPOSICIÓN DEL EQUIPO INVESTIGADOR

  1. El equipo de investigación se constituirá en atención al tipo de investigación, al área de la misma y a la evitación de conflictos de
  2. Se compondrá sólo del número imprescindible de personas para desarrollar la indagación.
  3. Todos los miembros del equipo de investigación tienen deber de Sólo podrán comunicar la información obtenida en el marco de la investigación y para los fines de la misma.
  4. Se informará a los miembros del equipo de investigación de las posibles responsabilidades legales en las que podrían incurrir en caso de revelar indebidamente dicha información.

ARTÍCULO 23. MEDIDAS DE INVESTIGACIÓN

Las medidas de investigación podrán consistir en:

  1. entrevistas con administradores, directivos, empleados y con todos los Sujetos Obligados de FTR o con personas externas;
  2. entrevistas con las personas denunciadas o presuntamente responsables de irregularidades o comportamientos ilícitos;
  3. acceso a todo tipo de registros, archivos o cualquier tipo de documentación de FTR;
  4. solicitud de documentación a terceras personas;
  5. acceso a correos electrónicos de empleados, directivos y demás Sujetos Obligados de FTR, con los límites que marca el derecho a la intimidad y conforme a lo dispuesto en el Protocolo de Seguridad de la Información;
  6. informes periciales;
  7. otras que puedan ser razonablemente necesarias, siempre con respeto a los derechos de los investigados (de modo muy especial, a su honor e intimidad).

SECCIÓN 4ª CONCLUSIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

ARTÍCULO 24. PRESENTACIÓN DEL INFORME

  1. Concluida la investigación, el Oficial de Cumplimiento expondrá sus resultados y presentará un informe  escrito de la misma al Órgano de Administración, o en quien éste
  2. El informe deberá contener una relación de los hechos acaecidos o de la situación de la actividad investigada, una explicación de la investigación realizada y de los medios de los que se infieren tales hechos o situación, análisis de la prueba obtenida y credibilidad que se le da, personas investigadas y entrevistadas y una conclusión acorde con la finalidad de la investigación, y en su caso, la propuesta de la imposición de una medida
  3. El informe final deberá también contener la evaluación correspondiente del sistema preventivo y, en su caso, propuestas para su

ARTÍCULO 25. ARCHIVO Y CUSTODIA DE LAS INVESTIGACIONES

  1. El expediente de la investigación será custodiado por el Oficial de Cumplimiento de forma que garantice que terceros no autorizados no tendrán acceso al
  2. En caso de que el derecho de defensa de FTR pudiese estar implicado, la custodia podrá corresponder a un abogado externo.

CAPÍTULO III. DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL PERSONAL INVESTIGADO

ARTÍCULO 26. PRINCIPIOS GENERALES

  1. Los derechos y obligaciones de las personas objeto de la investigación y del resto del personal de FTR se reflejarán en el plan de la investigación de acuerdo con el tipo de investigación de que se
  2. Tienen carácter general los derechos y obligaciones que a continuación se enumeran:
    1. En toda investigación debe prestarse la mayor atención a los derechos al honor, la intimidad, el buen nombre y la presunción de inocencia de los investigados, que deben ser respetados en todo momento. La discreción y la confidencialidad deben ser la regla durante la tramitación de las investigaciones internas.
    2. El investigador, ya sea interno o

externo, y su equipo tendrán acceso a todos los locales, despachos, archivos y documentos de FTR y ningún empleado, directivo ni administrador podrá impedir su acceso.

  1. Todos los departamentos y áreas de FTR deberán colaborar activamente con el investigador, que podrá recabar  de ellos           colaboración, documentación y apoyo técnico.

ARTÍCULO 27. COLABORACIÓN DE EXPERTOS INFORMÁTICOS

  1. Si fuera necesario para los fines de la investigación, el investigador podrá recabar la ayuda de expertos informáticos para la revisión de equipos informáticos y los correos electrónicos corporativos de las personas investigadas, de cuya transparencia a tales efectos se advierte en el Protocolo de Seguridad de la Información.
  2. Se dejará constancia escrita de que el acceso no se lleva a cabo para indagar en secreto alguno, sino para los fines de gestión interna, vigilancia y debido control que corresponden a FTR.
  3. Esta revisión deberá atenerse estrictamente a lo establecido en el Protocolo de Seguridad de la Información de FTR.

ARTÍCULO 28. REVISIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS DE PERSONAS NO INVESTIGADAS

  1. Si fuera necesario para los fines de la investigación, y bajo autorización previa de la Unidad de Cumplimiento, el investigador podrá revisar asimismo los correos electrónicos de personas vinculadas a los hechos objeto investigación.
  2. El investigador principal velará por el uso proporcionado de esta
  3. Se dejará constancia escrita de que el acceso no se lleva a cabo para indagar en secreto alguno, sino para los fines de gestión interna, vigilancia y debido control que corresponden a FTR.
  4. El acceso a los datos en los correos electrónicos de personas no investigadas deberá llevarse a cabo conforme a lo establecido en el Protocolo de Seguridad de la Información de FTR.

ARTÍCULO 29. OBLIGACIONES DEL PERSONAL DE FTR

  1. Los empleados, directivos, administradores y demás Sujetos Obligados de FTR responderán de manera diligente, completa y veraz a todas las preguntas que versen sobre el desempeño de sus actividades profesionales dentro de FTR.
  2. Conforme al principio de buena fe en las relaciones laborales, los empleados, directivos administradores y demás Sujetos Obligados de FTR deben también responder de manera diligente, completa y veraz a preguntas que no estén relacionadas directamente con el desempeño de sus actividades profesionales, siempre y cuando la pregunta tenga un interés legítimo y su respuesta no pueda comportar un perjuicio relevante al empleado o

ARTÍCULO 30. INVESTIGACIONES RELACIONADAS CON UNA IMPUTACIÓN PENAL PARA FTR

  1. En las investigaciones derivadas de una imputación penal para FTR, las declaraciones realizadas por cualquier persona están cubiertas por el derecho a la confidencialidad en las relaciones entre el abogado y FTR.
  2. Las personas entrevistadas serán informadas expresamente de esta

ARTÍCULO 31. INVESTIGACIONES RELACIONADAS CON PROCEDIMIENTOS DISCIPLINARIOS

En las investigaciones relacionadas con procedimientos disciplinarios, las personas objeto de una investigación tienen los siguientes derechos:

  1. A ser informados de la apertura del expediente y de la razón del
  2. A consultar el El investigador garantizará que este derecho no perjudique la garantía de confidencialidad del denunciante de buena fe ni el derecho de FTR o de terceras personas a la reserva de documentos u otras informaciones.
  3. A aportar o solicitar que se aporte a la investigación la documentación que estime
  4. A solicitar del Oficial de Cumplimiento la realización de medidas de investigación que estimen necesarias para su

ARTÍCULO 32. INCENTIVOS A LA COLABORACIÓN CON LA   INVESTIGACIÓN

  1. El Oficial de Cumplimiento podrá ayudarse de los siguientes medios para procurar la obtención de la máxima información durante el curso de la investigación:
    1. Allá donde la investigación lo requiera, el Oficial de Cumplimiento podrá garantizar el anonimato no sólo de los denunciantes, sino también de los investigados que colaboren en la investigación, en especial cuando su colaboración permita acceder a documentos o pruebas materiales que soporten su aportación.
    2. De modo excepcional, y sólo cuando el éxito de la investigación lo requiera, el Oficial de Cumplimiento podrá ofrecer a los investigados incentivos a colaborar con la investigación, tales como la atenuación o incluso exoneración de la  responsabilidad
  2. Estas ofertas deben sujetarse a las siguientes condiciones:
    1. deben de ser proporcionadas a la utilidad que pueda reportar la información requerida;
    2. deben realizarse con un plazo para su aceptación; y
    3. estarán supeditadas a que la información suministrada sea veraz y
  3. En caso de descubrirse que la persona investigada no ha cumplido con estos requisitos y que la información suministrada es falsa o fraudulentamente parcial, los compromisos adoptados por el Oficial de Cumplimiento decaerán.

ARTÍCULO 33. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

  1. En las investigaciones que hayan detectado alguna irregularidad, si no se hubiese podido probar quién es el autor, los datos de carácter personal no deberán ser conservados tras la finalización del expediente, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos de Carácter Esta limitación no afecta a los expedientes que contengan datos que la persona jurídica pudiese necesitar a los efectos de ejercer su derecho de defensa, ni a los casos en los que FTR optase por ejercer acciones legales o denunciar los hechos a las autoridades.
  2. La Unidad de Cumplimiento realizará y conservará un resumen de todo expediente iniciado, que en cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal no incluirá información personal de los
  3. Si el contenido del expediente pudiese afectar al derecho de defensa de la persona jurídica, su conservación podrá corresponder a un abogado externo, y en el archivo se dejará únicamente una referencia a dicho

ARTÍCULO 34. LAS ENTREVISTAS

Las entrevistas a testigos, investigados o cualquier persona que pueda tener información sobre los hechos objeto de la investigación deben realizarse de la siguiente forma:

  1. La entrevista debe realizarse en el contexto de una reunión
  2. Deberá informarse a la persona que la razón de la entrevista es que se está llevando a cabo una investigación, pero sin dar detalles en demasía, ni en lo referente a las personas investigadas, ni en aquello que no sea necesario para el curso de la
  3. Se debe advertir del deber de decir la verdad en todo momento, so pena de sanción
  4. Se debe comunicar que la información que se obtenga de la entrevista quedará custodiada bajo la máxima confidencialidad y será utilizada única y exclusivamente para los fines de la investigación.
  5. El investigador no debe emitir opiniones ni conclusiones sobre la investigación que se está Debe mantener una posición neutra respecto a la investigación en todo momento y con el objetivo de obtener la mayor cantidad de información posible.
  6. El investigador no puede dar a conocer al entrevistado lo que otros entrevistados han

CAPÍTULO IV. DISPOSICIONES ADICIONALES

ARTÍCULO 35. REVISIÓN DEL PROTOCOLO DE INVESTIGACIONES INTERNAS

  1. El presente Protocolo deberá mantenerse permanentemente actualizado.
  2. Serán causas de actualización del Protocolo:
    1. Cambios en el entorno legislativo.
    2. Adaptación a políticas, recomendaciones o estándares establecidas por FTR.
    3. Introducción de todas aquellas modificaciones que sean necesarias para mejorar la operativa de prevención derivada de los desarrollos y mejores prácticas observados en el sector o del análisis de aquellos puntos de mejora identificados por la Unidad de Cumplimiento o por el experto externo.
  3. Bajo la responsabilidad de la Unidad de Cumplimiento se llevará un registro de los cambios del Protocolo. Dicho registro incluirá la indicación resumida de las modificaciones efectuadas, causas que han motivado dichos cambios, así como las fechas en las que éstos se han llevado a cabo.
  4. Se harán las modificaciones del Protocolo que pudieran resultar necesarias como resultado del procedimiento de actualización.
  5. Una vez aprobadas las modificaciones, se pondrá el Protocolo a disposición de todas las personas afectadas y sujetas a su cumplimiento.